Ficha Especial de Informação sobre Tratamento de Dados

Trabalhadores do EduQA — Tratamento de Dados em Contexto Laboral

A presente Ficha cumpre o dever de informação previsto nos artigos 12.º, 13.º e 14.º do RGPD, descrevendo o tratamento de dados pessoais realizado pelo EduQA, na qualidade de Entidade Empregadora, relativamente aos seus trabalhadores, com integral observância do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, da Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto, da Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas e do Código do Trabalho.

1.Identificação do Responsável pelo Tratamento

2.Contactos do Encarregado da Proteção de Dados

3.Categorias de Titulares dos Dados

Trabalhadores do EduQA em qualquer modalidade de vínculo, designadamente:

• Trabalhadores em contrato de trabalho em funções públicas (por tempo indeterminado ou a termo);
• Trabalhadores em comissão de serviço, incluindo cargos dirigentes;
• Trabalhadores em mobilidade interna, cedência de interesse público ou figuras equiparadas;
• Estagiários (curriculares ou profissionais);
• [Eventualmente, trabalhadores em regime de contrato individual de trabalho, consoante o regime concretamente aplicável ao EduQA].

4.Categorias de Dados Pessoais

5.Finalidades do Tratamento

• Execução do vínculo laboral e cumprimento das obrigações legais a ele inerentes;
• Planeamento e organização do trabalho;
• Saúde, higiene e segurança no trabalho;
• Avaliação do desempenho, no quadro do Sistema Integrado de Avaliação do Desempenho da Administração Pública (SIADAP);
• Gestão de remunerações, retenções fiscais e contributivas;
• Controlo de acessos e de assiduidade;
• Proteção dos bens e das instalações da Entidade Empregadora;
• Gestão da cessação do vínculo laboral.

6.Fundamentos de Licitude

• Execução do vínculo laboral em que o titular é parte (artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD);
• Cumprimento de obrigação jurídica (alínea c), designadamente as decorrentes da Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas (Lei n.º 35/2014, de 20 de junho), do Código do Trabalho, do regime do SIADAP e da legislação fiscal e contributiva;
• Exercício de funções de interesse público (alínea e);
• Prossecução dos interesses legítimos da Entidade Empregadora (alínea f), no exercício do poder de direção e na otimização dos processos organizacionais;
• Para as categorias especiais de dados, aplicam-se as exceções do artigo 9.º, n.º 2, do RGPD, designadamente as relativas ao cumprimento de obrigações em matéria de direito do trabalho, segurança social e proteção social.

7.Destinatários dos Dados

• Serviços de gestão de recursos humanos, financeiros e de segurança do EduQA;
• Subcontratantes (medicina do trabalho, processamento salarial, consultoria, sistemas de informação), com contrato celebrado nos termos do artigo 28.º do RGPD;
• Autoridade Tributária e Aduaneira, Instituto da Segurança Social, I. P., Autoridade para as Condições do Trabalho, Caixa Geral de Aposentações;
• Direção-Geral da Administração e do Emprego Público e demais entidades competentes;
• Entidades bancárias e seguradoras, no quadro do pagamento da remuneração e da gestão de benefícios sociais;
• Entidades judiciais e agentes de execução, quando legalmente exigido;
• Comissão Nacional de Proteção de Dados.

8.Transferências Internacionais

Em regra, não estão previstas transferências internacionais. Sempre que tal venha excecionalmente a ocorrer, será assegurado o cumprimento integral do capítulo V do RGPD.

9.Prazo de Conservação

Os dados pessoais dos trabalhadores são conservados pelo período necessário à execução do vínculo laboral e, após a sua cessação, pelos prazos legais aplicáveis, designadamente: cinco anos para a generalidade dos dados, em coerência com o artigo 337.º, n.º 1, do Código do Trabalho; prazos próprios para a documentação fiscal e contributiva; prazos legais aplicáveis ao processo individual no emprego público. Os prazos podem ser prorrogados quando tal se mostre necessário para a declaração, exercício ou defesa de direitos em processo judicial.

10.Direitos dos Titulares

Aos trabalhadores assistem os direitos consagrados nos artigos 15.º a 22.º do RGPD — acesso, retificação, apagamento, limitação, oposição e portabilidade dos dados —, podendo exercê-los através do Formulário disponível em eduqa.protecaodedados.pt/p/formularios/ ou por correio eletrónico para manuel.melo@dataprotectionofficer.pt. Mantêm ainda o direito de reclamar perante a Comissão Nacional de Proteção de Dados, nos termos do artigo 77.º do RGPD.

11.Fonte dos Dados

Os dados pessoais são, em regra, recolhidos diretamente junto do trabalhador, no momento da formalização do vínculo laboral e ao longo da sua execução. Em complemento, podem ser obtidos junto de entidades terceiras competentes, designadamente para verificação de habilitações ou cumprimento de obrigações de declaração obrigatória, dando-se cumprimento ao dever de informação previsto no artigo 14.º do RGPD.

12.Decisões Automatizadas e Definição de Perfis

O EduQA não procede a decisões individuais exclusivamente automatizadas no quadro da gestão laboral, na aceção do artigo 22.º do RGPD. As decisões relevantes em matéria laboral, designadamente em sede de avaliação de desempenho, mobilidade, sanção disciplinar ou cessação do vínculo, são tomadas por entidade humana competente.

13.Obrigações dos Trabalhadores

Os trabalhadores estão sujeitos a deveres de sigilo e confidencialidade quanto aos dados pessoais a que tenham acesso no exercício das suas funções, bem como ao cumprimento das normas internas em matéria de proteção de dados e segurança da informação, designadamente a notificação atempada ao EPD de qualquer incidente de violação de dados, ao abrigo do artigo 33.º do RGPD.

14.Versão e Atualização da Ficha