Política de Tratamento de Dados na Relação com Fornecedores

Aprovisionamento — EduQA — Instituto de Educação, Qualidade e Avaliação, I. P.

A presente Política, integrada no domínio do Aprovisionamento do EduQA, disciplina o tratamento de dados pessoais realizado no contexto da relação contratual com fornecedores de bens e prestadores de serviços, sejam os titulares dos dados os próprios fornecedores, enquanto pessoas singulares, sejam os seus colaboradores, em estrita observância do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, da Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto, e do Código dos Contratos Públicos, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 18/2008, de 29 de janeiro, na sua redação atual.

1.Compromisso de Proteção de Dados

O EduQA — Instituto de Educação, Qualidade e Avaliação, I. P., pessoa coletiva com o NIPC 519 102 622, doravante designado por EduQA, cumpre com as normas jurídicas comunitárias e nacionais aplicáveis em matéria de proteção de dados pessoais, privacidade e segurança da informação dos titulares dos dados, no âmbito das operações de tratamento realizadas na relação com fornecedores — sejam os titulares dos dados os próprios fornecedores enquanto pessoas singulares, sejam os colaboradores dos fornecedores —, de acordo com:

• Os termos gerais da Política de Proteção de Dados e de Privacidade do EduQA, acessível em eduqa.protecaodedados.pt/p/politicas/ ou em qualquer ponto de atendimento;
• Os termos especiais da presente Política de Tratamento de Dados Pessoais na Relação com Fornecedores.

2.Dados Pessoais

O EduQA procede à recolha e tratamento das seguintes categorias de dados pessoais dos fornecedores ou dos colaboradores dos fornecedores:

• Dados de identificação;
• Dados de contacto;
• Dados profissionais e certificações habilitantes ao exercício da atividade contratada;
• Dados de tráfego e de controlo de acessos nas instalações;
• Dados decorrentes do cumprimento de obrigações pré-contratuais de habilitação dos concorrentes nos procedimentos de contratação pública (declarações de não impedimento, regularidade contributiva e fiscal, entre outras).

3.Fontes de Dados

O EduQA recolhe os dados pessoais dos fornecedores ou dos seus colaboradores diretamente junto dos mesmos ou, indiretamente, junto da respetiva entidade empregadora, através do preenchimento de fichas de registo da informação, bem como, no âmbito dos procedimentos de contratação pública, das propostas e demais documentos apresentados na Plataforma Eletrónica de Contratação Pública utilizada pelo Instituto.

4.Finalidade do Tratamento

O EduQA procede ao tratamento dos dados pessoais dos fornecedores ou dos colaboradores dos fornecedores exclusivamente para efeitos de:

• Verificação da legitimidade dos representantes legais e das habilitações dos concorrentes em procedimentos de contratação pública;
• Controlo de acessos às instalações do Instituto;
• Segurança, higiene e saúde laboral;
• Execução dos serviços contratados ou dos fornecimentos adjudicados, no exercício das atribuições legais do EduQA;
• Cumprimento das obrigações legais e contratuais aplicáveis, designadamente as decorrentes do Código dos Contratos Públicos.

5.Legitimidade do Tratamento

O EduQA fundamenta a licitude do tratamento dos dados pessoais dos fornecedores ou dos colaboradores dos fornecedores, em função da concreta atividade de tratamento realizada, nas seguintes bases jurídicas previstas no artigo 6.º do RGPD:

• Gestão da relação contratual estabelecida com o fornecedor;
• Cumprimento de obrigações jurídicas a que o EduQA esteja sujeito, em particular as decorrentes do Código dos Contratos Públicos e da demais legislação relativa à contratação pública;
• Prossecução do interesse público ou exercício de autoridade pública, atentas as atribuições do Instituto;
• Prossecução dos interesses legítimos do EduQA no exercício da sua atividade institucional.

6.Prazo de Conservação dos Dados

O EduQA procede à conservação dos dados durante o período necessário à prossecução das finalidades do tratamento, em cumprimento dos prazos legais aplicáveis, podendo o titular solicitar, a qualquer momento, o respetivo apagamento ou exercer qualquer outro direito, com as condições e limitações previstas na lei.

O prazo, por defeito, de conservação dos dados pessoais dos fornecedores ou dos colaboradores dos fornecedores é de um ano após a conclusão da execução do contrato, sem prejuízo dos prazos legais aplicáveis à conservação de processos de contratação pública e à conservação documental de natureza contabilística e fiscal.

7.Comunicação de Dados Pessoais

Os dados pessoais dos fornecedores ou dos colaboradores dos fornecedores são objeto de tratamento exclusivamente pelos serviços de contratação e aprovisionamento, de gestão de recursos humanos e de segurança, higiene e saúde no trabalho do EduQA, não havendo comunicação de dados a terceiras entidades, com exceção das situações legalmente previstas de comunicação obrigatória a entidades terceiras, designadamente ao Tribunal de Contas, à Inspeção-Geral de Finanças, à Autoridade Tributária e Aduaneira e a outras entidades de tutela ou de fiscalização.

8.Fichas de Informação sobre Tratamento de Dados

Nos termos do princípio da lealdade e da transparência e para garantia do cumprimento do dever de informação previsto nos artigos 13.º e 14.º do RGPD, o EduQA entrega diretamente ou disponibiliza publicamente aos titulares dos dados pessoais, consoante a forma de recolha, as fichas de informação sobre as operações de tratamento realizadas, estando estas acessíveis para consulta em qualquer ponto de atendimento ou a pedido ao Encarregado da Proteção de Dados.

A Ficha de Informação sobre Tratamento de Dados na Relação com Fornecedores está acessível em eduqa.protecaodedados.pt/p/informacao/.

9.Direitos dos Fornecedores ou dos seus Colaboradores

O EduQA facilita o exercício dos direitos dos fornecedores ou dos seus colaboradores em matéria de proteção de dados pessoais.

Sem prejuízo do direito de apresentar reclamação à autoridade de controlo, designadamente a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), os fornecedores ou seus colaboradores podem, em qualquer momento, exercer os direitos consagrados nos artigos 15.º a 22.º do RGPD, designadamente os direitos de retirada do consentimento, informação, acesso, retificação, oposição, limitação do tratamento ou apagamento, contactando diretamente o EPD através do correio eletrónico manuel.melo@dataprotectionofficer.pt, descrevendo o assunto e indicando um endereço de resposta.

O Formulário para Exercício dos Direitos dos Titulares dos Dados Pessoais está acessível em eduqa.protecaodedados.pt/p/formularios/ ou em qualquer ponto de atendimento do EduQA.

10.Comunicação de Incidentes de Violação de Dados

O EduQA tem implementado um sistema de gestão de incidentes no âmbito da proteção de dados e da segurança da informação, em coerência com os artigos 33.º e 34.º do RGPD.

Caso algum Fornecedor ou Colaborador de um Fornecedor do EduQA pretenda comunicar a ocorrência de uma violação de dados pessoais — entendida como uma violação da segurança que provoque, de modo acidental ou ilícito, a destruição, perda, alteração, divulgação ou acesso não autorizado a dados pessoais — pode contactar o EPD ou utilizar os contactos gerais do Instituto, em particular o canal de emergência (+351) 911 879 229.

O Formulário de Comunicação de Incidentes de Violação de Dados Pessoais está acessível em eduqa.protecaodedados.pt/p/formularios/.

11.Ponto de Contacto Permanente de Segurança

O EduQA tem implementado um Ponto de Contacto Permanente para efeitos de gestão de incidentes de segurança da informação e de segurança do ciberespaço.

Para comunicação de incidentes desta natureza, deve ser utilizado qualquer um dos canais disponíveis em eduqa.protecaodedados.pt/p/seguranca/. O Formulário de Comunicação correspondente encontra-se acessível em eduqa.protecaodedados.pt/p/formularios/.

12.Proteção de Denunciantes

O EduQA tem implementado um Canal de Denúncias, em conformidade com a Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro, garantindo a proteção dos dados pessoais dos denunciantes e demais titulares envolvidos, nos termos da Política de Proteção de Denunciantes acessível em eduqa.protecaodedados.pt/p/denuncias/.

O Responsável pelas Denúncias no EduQA pode ser contactado através dos contactos disponíveis na referida página. A Plataforma de Denúncias do EduQA e o respetivo Formulário de Comunicação de Denúncias encontram-se acessíveis em eduqa.protecaodedados.pt/p/denuncias/ ou em qualquer ponto de atendimento.

13.Prevenção da Corrupção

O EduQA tem implementado um Programa de Cumprimento Normativo no âmbito da Prevenção da Corrupção, em coerência com o Decreto-Lei n.º 109-E/2021, de 9 de dezembro, garantindo a proteção dos dados pessoais dos titulares, nos termos da Política de Prevenção da Corrupção disponível em eduqa.protecaodedados.pt/p/denuncias/.

Para apresentação de denúncias no âmbito do regime da prevenção da corrupção, qualquer interessado pode utilizar a Plataforma de Denúncias do EduQA ou o respetivo Formulário, ambos acessíveis através das hiperligações acima identificadas.

14.Subcontratação e Garantias Contratuais

Sempre que, na qualidade de subcontratante na aceção do artigo 28.º do RGPD, o Fornecedor proceda ao tratamento de dados pessoais por conta do EduQA, é celebrado contrato escrito que estabelece, designadamente: o objeto e a duração do tratamento; a natureza e a finalidade do tratamento; o tipo de dados pessoais e as categorias de titulares; as obrigações e os direitos do Responsável pelo Tratamento; o regime de subcontratação ulterior; as medidas técnicas e organizativas a adotar; o regime de assistência ao Responsável pelo Tratamento; e a regulação aplicável à conclusão da prestação de serviços e ao destino dos dados.

15.Políticas de Proteção de Dados

A presente Política é complementada pela Política Geral de Proteção de Dados do EduQA, acessível em eduqa.protecaodedados.pt/p/politicas/, sendo ainda possível consultar as restantes Políticas de Proteção de Dados e de Privacidade específicas, quer através de pedido dirigido ao EPD pelo correio eletrónico manuel.melo@dataprotectionofficer.pt, quer através de contacto presencial em qualquer ponto de atendimento.

16.Versões da Política

Versão da Política: 202605. Data: 11 de maio de 2026. Para consultar as versões anteriores, é favor enviar pedido por correio eletrónico para manuel.melo@dataprotectionofficer.pt.

De forma a garantir a respetiva atualização, desenvolvimento e melhoria contínua, o EduQA pode, a qualquer momento, proceder às alterações que sejam consideradas adequadas ou necessárias às suas Políticas de Proteção de Dados, estando assegurada a sua publicação nos diferentes canais para garantir a transparência e informação aos Utilizadores, Destinatários dos Serviços, Trabalhadores, Candidatos ou Fornecedores.